W dobie technologii coraz ważniejsza dla firm staje się silna obecność w Internecie. W tym celu firmy sięgają po wydarzenia online jako sposób na pozostanie w kontakcie ze swoimi klientami bez względu na to, gdzie się znajdują. W dzisiejszym poście zostaną przedstawione wszystkie praktyki, których potrzebujesz, aby skutecznie zarządzać wirtualną konferencją.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to stworzyć skuteczny plan marketingowy. Obecność w Internecie wymaga, aby Twoja firma miała jakiś rodzaj reklamy lub promocji. Można to osiągnąć za pomocą kampanii e-mailowych, postów w mediach społecznościowych, a nawet reklam na samym wydarzeniu. Aby najlepiej promować swoją wirtualną konferencję, upewnij się, że Twoi klienci wiedzą, jakie benefity kryją się za Twoim wydarzeniem, co pomoże Ci lepiej dotrzeć do pożądanej grupy odbiorców i ułatwi zarządzanie w jednym.
Masz już plan? Świetnie! Nadszedł czas na ustalenie ról i odpowiedzialności za zarządzanie wirtualną konferencją. Zdecyduj, który dział będzie obsługiwał każde zadanie na podstawie struktury Twojej firmy lub przepływu pracy. Nie chcesz, aby jeden członek zespołu zajmował się wszystkim, gdy zamiast tego mógłby z łatwością delegować obowiązki, prawda? Po ustaleniu, kto co robi, upewnij się, że wszyscy zostali odpowiednio przeszkoleni i dokładnie znają swoje zadania.
Istotną częścią kompleksowego zarządzania wydarzeniami jest wybór odpowiednich mówców. Wiele wirtualnych platform konferencyjnych pozwala wybrać prelegentów, których chcesz zaangażować do swojej konferencji, co stało się świetnym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy przez firmy. Odpowiedni wybór prelegentów może zagwarantować sukces Twojej konferencji.
Możesz również rozważyć zatrudnienie prelegentów, którzy mogą nie być bezpośrednio powiązani z Twoją firmą lub produktami, ale są znani w branży lub wybranej grupie docelowej. Może to pomóc w dotarciu do większej liczby odbiorców i dać klientom możliwość uczenia się od ekspertów branżowych w wybranej przez nich dziedzinie.
Sztuką jest znalezienie takich prezenterów, które będą dobrze pasować do ogólnej strategii marketingowej, a jednocześnie zapewnią wysokiej jakości treści i dostarczą olbrzymią wartość dla uczestników.
Aby znaleźć odpowiednich mówców, rozważ skontaktowanie się z obecnymi klientami, fanami w mediach społecznościowych i innymi firmami z branży. Jeśli masz trudności ze znalezieniem prelegentów, którzy pasują do Twojego budżetu lub harmonogramu, możesz zaprosić mikroinfluencerów lub… klientów. Na pewno mają ciekawe historie i analizy w zanadrzu!
Jednym z najlepszych sposobów na zaangażowanie odbiorców jest udostępnienie im interaktywnych opcji. Twoja wirtualna platforma konferencyjna może mieć szeroki zakres dostępnych opcji, ale oto kilka, które mogą pomóc Ci wyróżnić się na tle innych firm:
Jeśli planujesz mieć wielu prelegentów podczas wydarzenia, rozważ zorganizowanie sesji pytań i odpowiedzi (Q&A) na koniec, gdzie klienci mogą zadawać swoje pytania. Można to zrobić za pośrednictwem czatu na żywo, w którym prelegent odpowie na każde pytanie, kiedy tylko się ono pojawi.
Inną opcją jest posiadanie funkcji głosowania na żywo, w której klienci mogą przesyłać swoje głosy na ulubionych prezenterów podczas wydarzenia. Dzięki temu uzyskasz cenny wgląd w preferencje swoich odbiorców, a to pozwoli Ci odkryć jakie treści są dla nich najbardziej atrakcyjne oraz którzy mówcy najlepiej z nimi rezonują.
Udostępniając interaktywne opcje w trakcie wirtualnej konferencji, będziesz mógł zaangażować i utrzymać publiczność przez całe wydarzenie, aby nie stracili zainteresowania w żadnym jego momencie.
Jeśli Twoja wirtualna konferencja zakończy się swoistym triumfem, będziesz chciał wiedzieć, jakie czynniki odegrały rolę w jej sukcesie. Pomoże to w zwiększeniu produktywności i maksymalizacji wysiłków, dzięki czemu następne wydarzenie będzie jeszcze bardziej efektywne.
Konfigurując wskaźniki KPI dla różnych aspektów wirtualnego wydarzenia, takich jak zaangażowanie prelegentów lub wskaźniki utrzymania odbiorców, będziesz w stanie śledzić ogólną skuteczność każdego aspektu i identyfikować obszary, które wymagają poprawy.
Tak jak w przypadku każdej innej kampanii, ustaw cele, takie jak zwiększone zaangażowanie lub wyższe współczynniki konwersji dla niektórych aspektów. Pomoże Ci to zachować odpowiedzialność w całym procesie, dzięki czemu Twoja wirtualna konferencja będzie sukcesem od początku do końca.
Po ustaleniu tych wskaźników KPI rozważ przeprowadzenie rutynowego przeglądu po wydarzeniu, podczas którego Twój zespół zastanowi się, co poszło dobrze i wyciągnie wnioski dla dalszych wydarzeń.
Zarządzanie zasobami na potrzeby wirtualnej konferencji jest istotną częścią każdego udanego wydarzenia. Pomoże Ci śledzić całą zawartość, funkcje i działania, które były oferowane przez całą konferencję, abyś mógł zobaczyć, co zadziałało dobrze, a co warto ulepszyć w kolejnych wydarzeniach.
Chociaż prowadzenie szczegółowego zarządzania zasobami podczas wydarzenia na żywo byłoby trudne (na pewno masz sporo na głowie!), prowadzenie wirtualnej konferencji pozwala śledzić wszystko, co wydarzyło się podczas wydarzenia.
Upewnij się, że Twoi prelegenci przesyłają swoje prezentacje z wyprzedzeniem, aby mogły one zostać przejrzane przez Twój zespół przed wydarzeniem. W ten sposób możesz uniknąć nieprzyjemności i zasugerować zmiany, zanim prezentacja ujrzy prawdziwe światło dzienne.
Prowadzenie szczegółowych podsumowań pomoże Ci nie tylko określić, które aspekty sprawdziły się dobrze i jakie treści podobały się klientom najbardziej, ale także pomoże Ci zidentyfikować obszary wymagające poprawy, aby kolejne iteracje Twoich wydarzeń były jeszcze bardziej obiecujące.
Po wydarzeniu online z pewnością będziesz chciał analizować i raportować swoje wyniki. Pomoże to pokazać wartość przyszłych wydarzeń, a także w razie potrzeby udowodnić ich wartość kierownictwu firmy lub klientom.
Dokładna analiza pomoże Ci określić, które obszary wymagają poprawy, a także wskaże najskuteczniejszego mówcę lub prezentera na następny raz.
Gdy Twoja wirtualna konferencja dobiegła końca, nadszedł czas, aby przeanalizować jej wydajność ze szczegółowymi raportami na temat każdego aspektu wydarzenia, aby wszyscy zaangażowani mogli zobaczyć, co poszło nie tak i jak mogą poprawić na następny raz.
Aby zobaczyć, co poszło dobrze i jak można to ulepszyć, będziesz potrzebować szczegółowych raportów z wirtualnej platformy konferencyjnej, które pokazują liczbę uczestników, a także ich poziom zaangażowania podczas każdej sesji. i.
Prowadząc szczegółowe rejestry każdego aspektu, w końcu będziesz mieć wszystkie informacje niezbędne do udowodnienia, że wirtualne konferencje są tak samo (albo i bardziej!) skuteczne, jak ich odpowiedniki w świecie offline!