Connect with us on
Organizowanie wydarzeń online może być trudne. Aby wydarzenie odniosło sukces, musisz je promować, organizować, dbać o to, aby ludzie w nim uczestniczyli i byli z niego zadowoleni. Jak sprawić, by wirtualne wydarzenie było nie tylko efektowne, ale i efektywne? W tym wpisie pokażemy, jak krok po kroku organizować i promować wydarzenia online. Dowiesz się, czym są wirtualne wydarzenia, dlaczego są ważne i jak można je najefektywniej prowadzić. Czas - start!
Wydarzenia online to zasadniczo wirtualne spotkania lub konferencje, podczas których ludzie mogą oglądać prezentacje, słuchać treści i zadawać pytania. Wydarzenie wirtualne nie musi jednak oferować żadnych możliwości interakcji w czasie rzeczywistym — w takim wypadku, wszystkie informacje są po prostu udostępniane, aby uczestnicy mogli przejrzeć je po zakończeniu wydarzenia w najkrótszym możliwym terminie. W przypadkach, w których wydarzenia online mają jakiś element na żywo, będą one określane jako „wirtualne wydarzenia interaktywne”.
“Eventy online” zyskały dużą popularność od 2020 roku, kiedy z powodu pandemii wszystkie wydarzenia musiały zostać przeniesione do świata online.
Świat przeżył prawdziwą rewolucję, a ludzie przez długie miesiące nie mogli się spotykać i integrować. Wydarzenia online stały się próbą zbliżenia ludzi bez fizycznej obecności. Wystarczy do tego wirtualna obecność!
W świecie, w którym firmy są w dużej mierze wirtualne (a po roku 2020 bardziej niż kiedykolwiek!), poznawanie ludzi online i docieranie do nich ma kluczowe znaczenie dla celów biznesowych. Chociaż wirtualne wydarzenia mogą być efektywnie wykorzystywane w obu kierunkach, firmom brakuje wiedzy, jak je skutecznie wykorzystać. Zarysujemy zatem kroki, które należy wykonać przed, w trakcie i po zorganizowaniu wirtualnego wydarzenia.
Koszt organizacji wydarzeń online jest zazwyczaj niższy niż organizacji wydarzeń tradycyjnych. Wirtualne wydarzenia wymagają mniej zasobów, mniejszych alokacji budżetów i zaangażowania osób. Na przykład organizatorzy wirtualnych wydarzeń nie muszą płacić za transmisje wideo na żywo lub wynajem sprzętu, jak w przypadku tradycyjnych wydarzeń. Mają też większą elastyczność w planowaniu i logistyce. Wydarzenia online nie są ograniczone na przykład miejscami - do ich przeprowadzenia wystarczy tylko sprzęt!
Wirtualne spotkania i konferencje to doskonały pomysł dla tych, którzy nie mogą podróżować do fizycznych lokalizacji, ale nadal chcą uczestniczyć w wydarzeniach! W przypadku wydarzeń offline, nie każdy potencjalny klient może wziąć w nich udział, ale ten problem jest zniwelowany w przypadku wydarzeń online.
Organizatorzy wydarzeń wirtualnych mogą również dopasować prezentacje do krótszych ram czasowych i mają więcej możliwości przetasowań w agendzie.
Potrzebujesz sposobu na usprawnienie komunikacji z osobami spoza tej samej strefy czasowej i dotarcie do klientów z innych państw? Najlepszym rozwiązaniem są wydarzenia online! Dzięki wirtualnym spotkaniom interaktywnym uczestnicy mogą oglądać prezentacje i treści multimedialne często w dogodnym dla nich czasie – nawet o północy (a konferencje i wydarzenia online zwykle nie odbywają się o północy, prawda?). Wirtualne wydarzenia pozwalają również dotrzeć do międzynarodowej publiczności, dlatego są tak popularne wśród międzynarodowych marek i firm, które chcą zmaksymalizować zasięg.
Spotkania i konferencje organizowane wirtualnie są bardziej elastyczne niż te, które odbywają się osobiście. Interaktywny lub pasywny charakter wydarzeń online zależy od Ciebie i założeń Twojej marki.
Uczestnicy pasywnego wydarzenia online mogą obejrzeć prezentację na żywo, lub na stronie internetowej po zakończeniu wydarzenia.
Organizatorzy wirtualnych wydarzeń mogą prowadzić transmisję online wzbogaconą o sesję pytań i odpowiedzi oraz możliwości interakcji w czasie webinaru czy eventu. Interaktywność w pełni!
W ciągu ostatnich kilku lat technologia wirtualnych wydarzeń znacznie się poprawiła, a od roku 2020 nabrała rozpędu. Dzięki dzisiejszemu oprogramowaniu do wirtualnych konferencji, takim jak WeCatchUp, możesz łatwo organizować wydarzenia online!
Wirtualne wydarzenie jest łatwiejsze do zorganizowania, niż mogłoby się wydawać. Poznaj nasze wskazówki na to, jak podejść do zaplanowania swojego eventu, jak promować go w swojej grupie docelowej i wycisnąć z niego jak najwięcej!
Organizatorzy wirtualnych wydarzeń powinni zdefiniować swoje cele, zanim rozpoczną jakiekolwiek działania. Co mają nadzieję osiągnąć dzięki wirtualnemu wydarzeniu? Co jest głównym KPI? Czy chcieliby, aby uczestnicy nauczyli się korzystać z nowego oprogramowania? Czy uczestnicy mogą komunikować się ze sobą w czasie wydarzenia? Wydarzenie online bez celu jest jak żołnierz bez karabinu!
Masz już cel? Wspaniale! Zanim zaczniesz planować wydarzenie online, dobrze jest przeprowadzić burzę mózgów w zespole. Pomyśl o wirtualnych wydarzeniach, które Twoja firma zorganizowała w przeszłości i przeanalizuj ich wyniki. Jeśli Twoja organizacja nie ma żadnych wcześniejszych wirtualnych wydarzeń w portfolio, poszukaj innych benchmarków. Możesz pomyśleć o udanych wirtualnych wydarzeniach organizowanych przez inne firmy i zainspirować się ciekawymi pomysłami.
Jeśli masz już plany i pomysły, pora ustalić budżet projektu.
Nawet wydarzenia online wymagają przeznaczenia budżetu – tak jak każde inne spotkanie czy wydarzenie. Koszty takich wydarzeń obejmują oprogramowanie do wirtualnej konferencji i sprzęt do prezentacji (np. projektory lub dodatkowe urządzenia multimedialne).
Oprogramowanie do wirtualnej konferencji, takie jak WeCatchUp, umożliwia organizatorom stworzenie całej wirtualnej konferencji, wydarzenia czy dużego webinaru w ciągu zaledwie kilku godzin.
Dodatkowo, wirtualne wydarzenia wymagają budżetu marketingowego - być może będziesz publikować w mediach społecznościowych i wyświetlać banery reklamowe o swoim nadchodzącym wydarzeniu? Takim aktywnościom przyda się płatna promocja.
Wirtualne wydarzenia mogą odbywać się w dowolnym momencie, a ich organizatorzy powinni pomyśleć o swoich odbiorcach decydując się na termin, w którym takie wydarzenie powinno się odbywać!
Należy unikać planowania wydarzeń wirtualnych w godzinach szczytu (np. późnym popołudniem), jeśli uczestnicy znajdują się w różnych częściach świata, ponieważ istnieje większe prawdopodobieństwo, że niektórzy nie będą mogli w nich uczestniczyć. Po raz kolejny pomocne okażą się tutaj branżowe benchmarki, ale i opinie Twoich klientów. Warto ich spytać!
Prelegentami na wirtualnych wydarzeniach mogą być pracownicy, przedstawiciele innych firm lub branżowi eksperci, którzy mają odpowiednie doświadczenie w danym temacie. Musisz znaleźć prelegentów, którzy nie tylko przyciągną odbiorców, ale i wiedzą, jak ich zaangażować podczas wydarzenia online.
Prelegenci na wirtualnych wydarzeniach powinni mieć doświadczenie w prowadzeniu prezentacji online. Aby zapewnić doskonałe interaktywne wrażenia, prezenterzy muszą wiedzieć, jak korzystać z oprogramowania konferencyjnego i sprzętu do prezentacji. Prelegenci wirtualnych wydarzeń również powinni się przygotować z dużym wyprzedzeniem – dzięki temu wirtualne wydarzenie będzie angażujące, a ich przygotowanie zrobi wrażenie na uczestnikach.
Zaplanuj swój program wydarzenia online w oparciu o emocje, które chcesz wywołać w potencjalnych odbiorców. Daj wirtualnym prezenterom konkretną informację, jak długo potrwają ich prezentacje i jakie informacje powinni w nich umieścić.
Ponadto wirtualne plany wydarzeń pomagają w określeniu czasu i dają jasny pogląd na to, ile powinna trwać każda część takiego wydarzenia.
W ramach programu wydarzeń wirtualnych, uczestnicy powinni mieć możliwość zadawania pytań na żywo, dlatego warto przeznaczyć część czasu na sesję Q&A. W ten sposób możesz mieć pewność, że odbiorcy się zaangażują i chętniej wejdą w interakcję ze sobą, prezenterami, i Twoją marką.
Organizatorzy wirtualnych wydarzeń powinni poświęcić dużo czasu na ich zaplanowanie. Sama konfiguracja wydarzenia jest prosta, ale wokół planowania istnieje naprawdę sporo zadań do pokrycia! Osoby odpowiedzialne za organizację wirtualnych wydarzeń powinny wziąć pod uwagę wybór oprogramowania konferencyjne, pokrycie wymagań sprzętowych, dobór prelegentów, przygotowanie materiałów marketingowych i oczywiście, akcje skierowane na pozyskanie wirtualnych uczestników!
Organizatorzy wydarzeń online powinni przeznaczyć tygodnie na przygotowanie, szczególnie, jeśli organizują duże lub wysokobudżetowe wirtualne wydarzenia.
Planowanie to nie wszystko - pamiętaj, aby przeznaczyć czas także na promocję!
Logo jest jedną z wizytówek Twojego wydarzenia online, dlatego nie zapomnij o jego dodaniu! Ponieważ wirtualne wydarzenia są interaktywnymi doświadczeniami, upewnij się, że Twoja strona internetowa i profile w mediach społecznościowych, i sama konferencja, dzielą ze sobą ten sam motyw graficzny, który jest łatwy do zapamiętania i skojarzenia z Twoim wydarzeniem.
Organizatorzy wirtualnych wydarzeń często zatrudniają grafików do projektowania materiałów na ich wirtualne konferencje. To doskonały pomysł. Niestandardowa grafika może zwiększyć frekwencję na wirtualnych wydarzeniach, więc warto zatrudnić do jej przygotowania grafików, którzy mają doświadczenie w projektowaniu podobnych materiałów.
Wirtualne wydarzenia powinny mieć swoje profile w mediach społecznościowych. Aby Twoja konferencja online była skuteczna i rozpoznawalna, przed rozpoczęciem mocnej promocji, warto utworzyć konta na Facebooku, Twitterze i LinkedInie.
Ponadto dobrym pomysłem jest umieszczenie informacji o wydarzeniu na istniejących profilach społecznościowych Twojej firmy - w ten sposób odbiorcy Twojej marki mogą szybko zapoznać się z Twoją nową inicjatywą.
Serwisy społecznościowe, takie jak Facebook i LinkedIn, oferują formaty wydarzeń, dzięki czemu promowanie wirtualnych wydarzeń jest łatwiejsze i skuteczniejsze. W social media tkwi wyjątkowa moc, dlatego organizatorzy wirtualnych wydarzeń powinni zmaksymalizować potencjał mediów społecznościowych.
Organizatorzy wydarzeń online powinni również realizować kampanie e-mail marketingowe. Aby zwiększyć frekwencję na wirtualnej konferencji, wyślij informację o niej w newsletterze lub dedykowanym e-mailu. Oczywiście przy założeniu, że masz na to wszystkie zgody marketingowe!
Marketing przez e-mail to jeden z najskuteczniejszych sposobów promowania wirtualnych konferencji, ponieważ w dość prosty sposób można spersonalizować komunikaty i dotrzeć do osób, które miały już punkt styku z Twoją marką.
Możesz wysyłać różnego rodzaju e-maile dotyczące Twojej wirtualnej konferencji. Korzystając z promocyjnych wiadomości e-mail, przypomnień i sekwencji mailowych, możesz zbudować bazę uczestników wydarzenia ze swojej bazy klientów czy odbiorców, jak i zachęcić więcej osób do wzięcia udziału w wydarzeniu.
Wspominaliśmy już o sile social media - może być jednak zwiększona wraz z kampaniami płatnymi!
Ponieważ reklamy w social media są silnie targetowane – Ty kontrolujesz, kto je widzi – jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów promowania konferencji online. W ekosystemach reklamowych gigantów takich jak Google, Facebook, Twitter czy LinkedIn można znaleźć wiele różnych typów reklam, które w kilku prostych krokach można zaaplikować do promocji Twojego wydarzenia.
Dzięki płatnym kampaniom możesz pozyskać wielu nowych potencjalnych odbiorców do swoich wirtualnych wydarzeń. Jeśli szukasz metod na to, jak skutecznie zwiększyć frekwencję i zasięg Twojego wydarzenia online w idealnej grupie docelowej, musisz przetestować płatne kampanie!
Warto pisać posty na blogu lub artykuły związane z twoim wirtualnym wydarzeniem. Robiąc to, dajesz potencjalnym odbiorcom więcej powodów do uczestnictwa i pokazujesz wszystkie korzyści, jakie otrzymają poprzez uczestnictwo. Organizatorzy wirtualnych wydarzeń powinni w pełni to wykorzystać!
Content marketing od lat przyciąga klientów - i w identyczny sposób działa na potencjalnych uczestników Twoich wydarzeń online. O czym warto pisać? Przygotowaliśmy listę pomysłów, które możesz wdrożyć w swoich kanałach już dziś.
Przykładowe tematy Twoich postów:
Jest tak wiele tematów, które możesz omówić - na pewno ich nie zabraknie1 Dodatkowo możesz wykorzystać te treści już po publikacji - udostępnij je w swoich mediach społecznościowych lub wykorzystaj w swoim e-mail marketingu, aby mieć szansę na zwiększenie zasięgu swojej strategii wirtualnych wydarzeń.
Ponadto powinieneś również stworzyć landing page ze wszystkimi informacjami o Twoim wirtualnym wydarzeniu. Korzystanie z tak zwanych stron docelowych świetnie nadaje się do zwiększenia zainteresowania wirtualnymi wydarzeniami — ludzie lubią mieć wszystkie informacje w jednym miejscu, a landing page jest do tego perfekcyjnym pomysłem.
Odpowiednio skonfigurowany i zaprojektowany landing page Twojego wydarzenia online może przekonać wątpiących, zachęcić do rejestracji, wskazać benefity uczestnictwa w Twoim wirtualnym wydarzeniu i zebrać dodatkowy ruch.
Organizatorzy wirtualnego wydarzenia powinni zapewnić bezpłatny dostęp do eBooków, filmów i innych zasobów wszystkim uczestnikom. Dzięki wydarzeniom online możliwe jest pozyskiwanie nowych leadów, a uczestnicy docenią bezpłatny dostęp do dodatkowych zasobów, które pozwolą im jeszcze lepiej zapamiętać eventy i samą markę.
Dostarczając nie tylko wszystkie potrzebne informacje na temat wirtualnej konferencji, ale i materiały, które pozwolą na jeszcze lepsze zrozumienie tematu przez uczestników, zwiększysz jej frekwencję i pomożesz jej odnieść sukces!
Co jeszcze warto zrobić dla swojego wydarzenia online? Nie zapominaj o mediach i branżowych influencerach! Jedną z miar sukcesu Twojej konferencji online jest jej zasięg, a media i influencerzy mogą pomóc Ci w promocji i dotarciu do odpowiedniej grupy odbiorców.
Skontaktuj się z przedstawicielami mediów, zanim zaczniesz dzielić się informacjami o Twoim wydarzeniu online publicznie i na większą skalę. Media zazwyczaj chętnie promują treści o wysokiej jakości, dzięki temu będziesz mógł dotrzeć do wielu potencjalnych uczestników.
Wybrane media mogą bez większego wysiłku zapewnić Ci pożądany przekaz. Możesz zaoferować ich przedstawicielom specjalne karnety lub patronat nad swoim wirtualnym wydarzeniem, jeśli zależy Ci na jeszcze większej promocji lub relacji z Twojego wydarzenia.
Jeśli to możliwe, skorzystaj także z influencerów, aby rozpowszechniać informacje o swoim wirtualnym wydarzeniu. Mikroinfluencerzy mogą chętnie popromować Twój event, jeśli jego idea jest im bliska. Więksi influencerzy mogą zrobić to w barterze, za wstęp na wydarzenie lub promocję ich kanału na Twoim profilu.
Wirtualne konkursy powinny być również włączone do strategii promocyjnych - mogą w szybki, skuteczny i łatwy sposób zwiększyć liczbę odbiorców zainteresowanych Twoją konferencją online. Promowanie swoich wirtualnych wydarzeń za pomocą konkursów to świetny sposób na zaangażowanie swoich odbiorców jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia online. Możesz ogłosić konkurs na najlepsze pytanie do wybranego prelegenta - jego autor otrzyma symboliczną nagrodę, a Ty - setki pytań do zadania podczas wydarzenia. To klasyczna sytuacja win-win!
Oprócz promowania świadomości marki, dzielenia się wiedzą i kultury firmowej, wirtualne wydarzenia są świetną platformą promocji dla firm z wielu sektorów. Właśnie dlatego warto włączyć je do swojej strategii!
Mamy nadzieję, że nasze wskazówki Cię zainspirowały i sprawią, że Twoje wydarzenia online będą więcej niż udane. Powodzenia!